Privacy Policy van het Quiltersgilde
Dit document kun je hier ook downloaden als pdf.
Dit is de nieuwste versie van september 2020
Hier lees je over
Algemeen
Het Quiltersgilde hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze Privacy policy willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens.
Het Quiltersgilde houdt zich aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit brengt met zich mee:
- Dat uw persoonsgegevens verwerkt worden in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt. Deze doelen en type persoonsgegevens zijn hieronder beschreven;
- Dat verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
- Dat u door lid te worden/zijn ons toestemming heeft gegeven uw gegevens als beschreven te verwerken
- Dat we passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
- Dat we geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
- Dat we op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.
Als Quiltersgilde zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van ons Privacy policy, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via de contactgegevens onder aan dit document.
Verwerking van persoonsgegevens
Minderjarigen
Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jongen dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.
Verwerking van persoonsgegevens van leden
Persoonsgegevens van leden worden door het Quiltersgilde verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):
- Het innen van contributie;
- Het verzenden van Quiltnieuws;
- Het organiseren regiodagen en andere landelijke bijeenkomsten;
- Het organiseren van workshops;
- Het organiseren van tentoonstellingen;
- Het lenen van boeken uit de Quiltersgilde bibliotheek
- Het bijhouden van een fotoarchief van tentoongestelde werken van leden
Grondslag voor deze persoonsgegevens is:
– Het aangaan van het lidmaatschap van onze vereniging
– De opgave voor één of meer van de beschreven activiteiten
Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan het Quiltersgilde maximaal de volgende
persoonsgegevens van u vragen:
– Naam
– Adres
– Telefoon, email
– Bankrekening
– Geslacht
– Geboortedatum
Er zullen nooit meer persoonsgegevens worden gevraagd dan voor een te organiseren item nodig is.
Uw persoonsgegevens worden door het Quiltersgilde opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:
– Gedurende de looptijd van het lidmaatschap en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar
Verwerking van persoonsgegevens van Nieuwsbrief abonnees
Persoonsgegevens van Nieuwsbrief abonnees worden door het Quiltersgilde verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):
– Het informeren van de persoon d.m.v. nieuwsuitingen via email.
Grondslag voor deze persoonsgegevens is:
– Het inschrijvingsformulier Nieuwsbrief.
Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan het Quiltersgilde de volgende persoonsgegevens van u vragen:
– Naam;
– E-mailadres.
Uw persoonsgegevens worden door het Quiltersgilde opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde
verwerking(en) voor de periode:
– Gedurende de periode dat men aangemeld is.
Verwerking van persoonsgegevens geïnteresseerden
Persoonsgegevens van geïnteresseerden worden door het Quiltersgilde verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):
– Informatieverstrekking in de vorm van nieuwsbrieven en/of gerichte contacten.
Grondslag voor deze persoonsgegevens is:
– Mondelinge toestemming en/of afgifte visitekaartje;
Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan het Quiltersgilde de volgende persoonsgegevens van u vragen:
– Naam;
– Adres
– Telefoonnummer;
– E-mailadres.
Uw persoonsgegevens worden door het Quiltersgilde opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:
– Gedurende de periode dat men gezien wordt als een geïnteresseerde.
Verwerking van persoonsgegevens van vrijwilligers
Zie bij leden. Gegevens van vrijwilligers zijn ook opgeslagen bij het secretariaat met omschrijving van functie en datum indiensttreding.
Verwerking van persoonsgegevens van klanten of leveranciers
Persoonsgegevens van klanten en/of leveranciers worden door het Quiltersgilde verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):
– Administratieve doeleinde;
– Communicatie over de opdracht en/of uitnodigingen;
– Het uitvoering geven aan of het uitgeven van een opdracht.
– Het zenden/ontvangen van facturen
Grondslag voor deze persoonsgegevens is:
– De overeengekomen opdracht;
Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan het Quiltersgilde de volgende persoonsgegevens van u
vragen:
– Naam
– Contactpersoon
– Adres
– Telefoon, email
– Bankrekening
– Geslacht
Uw persoonsgegevens worden door het Quiltersgilde opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:
– Gedurende de looptijd van de overeenkomst en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar.
Gegevens die gebruikt worden om de website te beveiligen
Op de website van het Quiltersgilde worden algemene bezoekgegevens bijgehouden, waaronder het IP-adres van uw computer, het tijdstip van opvraging en gegevens die uw browser meestuurt. Deze gegevens worden gebruikt voor analyses van bezoek- en klikgedrag op de website, voor beveiligen van onze website en voor een correcte werking van onze website en bijbehorende plugins of webapplicaties. Het Quiltersgilde gebruikt deze informatie om de werking van de website zo optimaal mogelijk te maken, te verbeteren en te beveiligen. Het Quiltersgilde kan deze gegevens delen met derden of toepassingen van derden zoals Google Analytics.
Verstrekking aan derden
De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van één of meer hierboven beschreven doeleinden.
Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:
– Het verzorgen van de internetomgeving van het ledenadministratie programma: LEA
– Het verzorgen van de internetomgeving van het bibliotheek-programma: AURA
– Het verzorgen van de internetomgeving van het boekhoud-programma: EXACT
– Het verzorgen van de internetomgeving van het e-ticket-programma
– Het verzorgen van de internetomgeving van de website van het Quiltersgilde
– Het verzorgen van de internetomgeving van het AVG-programma
– Het drukken en verspreiden van Quiltnieuws
– Het verzorgen van nieuwsbrieven en uitnodigingen
Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten, of waarvan de privacy statement niet hebben gecontroleerd. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de
beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door uw verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is.
Foto’s gemaakt tijdens door het Quiltersgilde gemaakte evenementen
Tijdens alle door ons georganiseerde evenementen kunnen sfeerfoto’s gemaakt worden, waarop bezoekers soms herkenbaar zijn. Deze foto’s kunnen gebruikt worden op onze website, sociale media en in Quiltnieuws. Door onze evenementen te bezoeken gaat u hiermee akkoord. We zullen geen foto’s hiervoor gebruiken waar minderjarigen (personen jongen dan 16 jaar) herkenbaar op staan
Binnen de EU
Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU of zich niet verbinden aan de verordeningen zoals deze gelden binnen de EU.
Bewaartermijn
Het Quiltersgilde bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.
Beveiliging
Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen:
– Alle personen die namens het Quiltersgilde van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
– We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen.
– Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten.
– We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen.
– Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.
Rechten omtrent uw gegevens
U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven welke wij van u ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.
Mogen wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken.
Contactadres voor vragen en klachten
Klachten
Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met u niet uit dan vinden wij dit natuurlijkerg vervelend. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Vragen
Als u naar aanleiding van onze Privacy Policy nog vragen of opmerkingen heeft, neem dan contact met ons op!
Contactgegevens
Quiltersgilde
t.a.v. de penningmeester
Postadres: Gildenstraat 3, 3861 RG Nijkerk
Email: penningmeester@quiltersgilde.nl
Veranderingen
We behouden het recht om onze Privacy policy aan te passen als we dat noodzakelijk achten.