Een blik op het leven van een regiovertegenwoordiger
Regio Zuid-Holland-zuid
…Meteen na het afsluiten van onze regiodagen voor de regio Zuid-Holland-zuid, waar we nog vol in ons enthousiasme van zitten, boeken we alweer de nieuwe data voor de volgende dagen bij de locatie. Onze regio heeft twee dagen in het voorjaar en twee in het najaar, waar zich zo’n kleine 100 personen per dag voor aanmelden. Dus voldoende ruimte in de zaal voor de deelnemers en winkels is een vereiste.
Wat gaan we doen?
Vrijwel direct na het reserveren van de nieuwe data, gaat ons brein aan voor de volgende regiodagen; wat gaan we doen? Als regiovertegenwoordiger denk je er vaak over na wat je de volgende keer op het programma gaat zetten. Het werkje mag niet te groot zijn, niet te duur, niet te moeilijk, niet te makkelijk en moet met een grote groep uitvoerbaar zijn. Best een uitdaging dus, maar ook een hele leuke.
Regelmatig wisselen we bij een bakkie thee ideetjes uit, maar ook via Instagram en Pinterest. En dan ineens weet je het: dit gaan we doen, dit gaan we maken. Elk werkje maken we zelf, als ook de patroonbeschrijving. We maken het zelfs zo vaak, dat we het kunnen dromen. Dan kan je het goed uitleggen en op een zodanige manier dat zowel een beginner als gevorderde er wat mee kan. We kauwen niet alles voor, laten veel aan de inspiratie van de deelnemers. We laten altijd net een andere techniek of een andere toepassing zien, zodat we de deelnemers uitdagen.
En wat mag het kosten?
Gaandeweg groeit het werkje en de werkbeschrijving en wordt het tijd de setjes te gaan maken. De materialen hiervoor kopen we bij de winkels die naar de dagen komen. Maar ja, hoeveel heb je nodig? De inschrijving is immers nog niet gesloten. Het zou fijn zijn als leden zich tijdig opgeven, zodat wij weten hoeveel setjes we mogen gaan maken en het budget kunnen vaststellen.
Zodra de datum van de regiodag in het Quiltnieuws staat, stromen de aanmeldingen binnen. Onder vermelding van lidnummer en welke dag ze komen, krijgen we langzaamaan een beeld hoeveel mensen er weer gaan komen. Wij houden de aanmeldingen bij in een Excel sheet, waarin ook de betalingen worden genoteerd.
Voor het aanschaffen van de materialen voor het werkje is het budget nogal belangrijk. Hebben we genoeg aanmeldingen en blijft er genoeg over voor de kosten die we gaan maken?
Daarvoor komt er soms hulp uit onverwachte hoek. Soms zijn er dames die materialen afstaan om wat voor reden dan ook. Denk aan stoffen, linialen, patronen, boeken, waarvoor een beetje bergruimte als regiovertegenwoordiger wel handig is. Hoe leuk is het om deze materialen te gebruiken voor de regiodagen, recyclen is duurzaam en het krijgt allemaal weer een goede bestemming.
En dan?
Wanneer we weten welk werkje we gaan doen, kiezen we aan de hand daarvan de winkels uit en vragen we hen of ze willen komen. Het liefst twee winkels met verschillend assortiment, zodat er voor elk wat wils is. Geen concurrenten, maar concullega’s.
In de maanden voorafgaand aan de dagen houden we de aanmeldingen bij en de betalingen. Beantwoorden we vragen in mails en denken we na over ons openingswoord. Ook zijn we druk met het werkje, dat als voorbeeld dient. De aantallen deelnemers, dieetwensen geven we door aan de locatie en we laten de winkels weten wat we gaan doen, zodat ze hun assortiment daarop kunnen afstemmen.
Twee weken van tevoren wordt de uitnodiging verzonden, worden de setjes afgemaakt en worden de laatste puntjes op de i gezet. Hebben we alles nog? Voldoende kaarten, kadootjes voor de helpers en de winnaar van het werkje van de vorige regiodag.
Soms kiezen we voor een lezing als het budget het toelaat en het aansluit bij het werkje.
En dan is het aftellen naar de regiodagen. Het is net alsof pakjesavond eraan komt. Spannend, kriebels in je buik. Wat gaan de bezoekers van het werkje vinden en welke gezichten horen bij de namen? Zouden we veel van het werkje van de vorige regiodag terug zien en wie heeft er ingezonden voor de Algemene Tentoonstelling of Miniatuur Quilt tentoonstelling?
De regiodag
Op de dag zelf is het heerlijk elkaar weer te ontmoeten. Is het een herkenning van gezichten en het ontmoeten van nieuwe.
Het is een feestje om er voor iedereen een leuke dag van te maken. Na een goede voorbereiding loopt het programma en gaat er een keer wat mis of duurt iets wat langer, geen man over boord; korten we de pauze wat in of duurt de lunch wat langer. Aan het einde van de dag zeggen we iedereen gedag en vertrekken de deelnemers met nieuw enthousiasme, inspiratie en vol nieuwe ideeën. En sluiten wij de regiodag af…
Dit keer sloten we de dag voor de laatste keer. Na ruim 10 jaar regiodagen organiseren voor Zuid-Holland-zuid, geven we graag het stokje door. Met veel plezier en liefde hebben we de dagen voor vele quilters georganiseerd, hebben we meegeholpen aan de (tot nu toe enige) online regiobijeenkomst in Coronatijd en mee vergaderd over allerlei onderwerpen. Er wordt inmiddels druk gewerkt aan het vinden van nieuwe regiovertegenwoordigers.
We blijven het gilde een warm hart toedragen en zullen indien nodig ons quiltblokje bijdragen.
Lia Baars en Nancy van Vuuren
Ps: de foto’s in dit blogbericht zijn van willekeurige regiodagen en hebben dus niet specifiek betrekking op de regiodag Zuid-Holland-zuid
