Jaarlijks overleg regiovertegenwoordigers

door Marjolein van der Eijk

Afgelopen zaterdag 8 februari kwamen regiovertegenwoordigers en bestuursleden naar de Schakel in Nijkerk voor overleg. Ook de tweede webmaster Riny Zeijpveld en Joke Bouter als administrator van de Idealbetalingen waren aanwezig. Tijdens deze jaarlijkse bijeenkomst maken de regiovertegenwoordigers kennis met hun nieuwe collega’s en wisselen we ervaringen en ideeën uit met elkaar. Zowel binnen het bestuur als onder de regiovertegenwoordigers waren een aantal mensen geveld door de griep maar ondanks dat was met 30 personen de zaal toch gezellig vol.

De onderwerpen

Na een welkomstwoord en een kleine toevoeging aan de agenda kon het overleg beginnen met het voorstelrondje.
Zowel de regio Zuid-West [een samenvoeging van Zeeland en Noord-Brabant West] als de regio Friesland hebben nieuwe regiovertegenwoordigers die met enthousiasme bezig zijn met de voorbereidingen voor hun eerste regiodag dit voorjaar. De andere aanwezigen draaien al wat langer mee en met elkaar zorgen zij verspreid over het land voor leuke dagen voor leden en niet-leden.

Nieuw beleid rond niet-leden

De aanwezigheid van niet-leden op regiodagen was één van de onderwerpen die aan de orde zijn geweest.
Er is unaniem besloten dat niet-leden voortaan altijd welkom zijn op de regiodagen tegen de bekende meerprijs van € 5.- [voorjaar 2025 klik hier]. De regiovertegenwoordigers gaan deze aanwezigen op de regiodagen uitnodigen om lid van het Quiltersgilde te worden en voor dit doel hebben zij bij vertrek een aantal inschrijfformulieren voor nieuwe leden en kennismakingspresentjes meegenomen.

Sluitingsdatum aanmelding regiodagen

Voor alle regiodagen geldt een sluitingsdatum voor aanmelding. Deze wordt zowel in Quiltnieuws als op de website per regio aangegeven. Een aantal regio’s hebben te maken met een maximum aantal deelnemers vanwege de grootte van de zaal. Voor die regio’s wordt de aanmelding automatisch gesloten als het maximum is bereikt. Wie zich daarna toch nog wil opgeven kan contact opnemen met de betreffende regiovertegenwoordigers.
Bij de meeste regio’s speelt dit niet maar de sluitingsdatum blijft ook daar belangrijk omdat het zowel voor de uitbater van de zaal als voor de regiovertegenwoordiger op tijd duidelijk moet zijn op hoeveel deelnemers gerekend kan worden i.v.m. het aantal lunches en te maken pakketjes voor de workshop.

Automatische betaling bij aanmelding

In het afgelopen jaar is een pilot gestart met het automatisch betalen bij aanmelding voor een regiodag. Hieraan hebben meerdere regio’s deelgenomen en het heeft heel goed gewerkt. Er is daarom besloten om dit met ingang van de regiodagen in het najaar van 2025 voor alle regio’s in te stellen. Dat betekent dat je bij aanmelding voor een regiodag op de website meteen via Ideal kunt betalen. Joke Bouter verwerkt dit en zorgt daarna dat de aanmeldingen bij de juiste regiovertegenwoordigers terecht komen. Dit scheelt voor de regiovertegenwoordigers veel administratie. Tijd die ze beter kunnen besteden aan het organiseren van een leuke dag en het voorbereiden van de werkjes.
Voor leden die omgaan met de computer lastig vinden blijft het altijd mogelijk om zich per post aan te melden bij de betreffende regiovertegenwoordiger. Zij neemt dan verder contact op.

Aanwezigheid bestuursleden op de regiodagen

Het is een goede gewoonte dat tijdens een regiodag een bestuurslid aanwezig is. In het afgelopen jaar is gebleken dat dit door de volle agenda’s van de bestuursleden niet altijd meer haalbaar is. In overleg is nu besloten dat we als bestuursleden waar mogelijk proberen aanwezig te zijn maar dat dit niet altijd lukt. Als bestuur zorgen we wel voor het z.g. bestuursbulletin met mededelingen die voor leden interessant zijn. Dat bulletin ligt tijdens de regiodagen ter inzage op de tafels óf het wordt voorgelezen door één van de regiovertegenwoordigers.
Als er vanuit de leden vragen zijn voor bestuursleden kunnen die natuurlijk altijd via de regiovertegenwoordigers of direct [zie de colofon in Quiltnieuws] gesteld worden.

Aanbevelingen Commissie Dynamiek

Door de Commissie Dynamiek zijn zes aanbevelingen geformuleerd om het Quiltersgilde toekomstbestendig te maken. Eén daarvan is het veranderen van de structuur van de vereniging van ‘Top Down’ naar ‘Bottum Up’.
Dit is redelijk abstract maar het komt er op neer dat de huidige organisatie van de vereniging bestaat uit zeven bestuursleden die de beleidslijnen uitzetten zoals vastgesteld in de Algemene Ledenvergadering [hier aanmelden]. Voor de uitvoering zorgen commissies met specifieke taken, een grote groep regiovertegenwoordigers, een aantal vaste medewerkers en incidentele vrijwilligers. Alles wordt van ‘bovenaf’ aangestuurd.
Als we het Quiltersgilde als vereniging willen behouden en verjongen is er een andere insteek nodig. Betrokkenheid van de leden is daarbij onmisbaar. Dit kun je o.a. bereiken door leden meer verantwoordelijkheden te geven en proberen jongeren enthousiast te maken voor onze mooie hobby. Omdat de regiovertegenwoordigers het dichtst bij de leden staan was ook dit een belangrijk onderwerp op deze regiovergaderdag.
Eén van de ideeën die door de aanwezigen werd geopperd is dat de regiovertegenwoordigers periodiek de namen en e-mailadressen krijgen van nieuwe leden in hun regio zodat ze daar een uitnodiging voor de regiodag naartoe kunnen sturen. We gaan onderzoeken of dat mogelijk is.
Verder was een grote meerderheid van de aanwezigen bereid om mee te denken over o.a. onderlinge samenwerking bij de organisatie van nieuwe ledenmiddagen. Wordt vervolgd!

Middagprogramma

Na de lunch is er altijd een kleine workshop die is voorbereid door de regiovertegenwoordigers van één regio, deze keer was dat Noord-Holland Noord. Janine van Dijk en Yolanda Coevert hadden voor een duidelijke beschrijving en een stofpakketje gezorgd zodat we aan de slag konden met het maken van een Japans tasje. Yolanda loodste ons door het vouwwerk heen. Het was na afloop van de bijeenkomst niet bij iedereen helemaal klaar maar daar was het enthousiasme niet minder om.

Inspiratie

Alle regio’s hadden het ‘werkje’ van hun laatste regiodag meegebracht om elkaar te inspireren en daar zaten weer heel leuke ideeën bij. Tenslotte ging iedereen naar huis met een doos met nieuwe kaarten voor de verkoop op de aanstaande regiodagen.