De logistiek van een internationale expositie

Al een aantal jaren ben ik lid van SAQA. Dit is een wereldwijde vereniging voor Art Quilters. Nederland hoort binnen SAQA bij de regio Europa en Midden-Oosten. Tijdens de lockdown heeft één van Franse leden bedacht dat het leuk zou zijn om met elkaar een quilt project te starten dat uiteindelijk tot een expositie zou kunnen leiden. Het thema werd de Oriënt Express. Ik heb hier al eerder een blogbericht over geschreven, dat kun je hier vinden.

Exposeren

Toen er bijna 50 quiltjes van 25 bij 80 cm klaar waren, werd naar locaties gezocht (voorlopig binnen Europa) om te exposeren. Omdat het Quiltersgilde deze keer in Rijswijk extra veel ruimte tot haar beschikking heeft, leek het mij leuk als de expositie daar haar première zou beleven. Alle betrokkenen vonden het een goed idee, de organisatie kon beginnen..

Nu woon ik redelijk dicht bij Rijswijk, dus het was het handigst om alle quiltjes naar mij op te sturen zodat ik ze begin april naar de Broodfabriek kon brengen. Alle deelnemers kregen mijn adres en ik ging nadenken over de manier van vervoeren van deze stapel quiltjes. Omdat het een tentoonstelling wordt die gaat rondreizen moest de verpakking degelijk zijn en groot genoeg om alles in één keer mee te nemen.

De ouders van onze schoondochter hebben een chrysantenkwekerij en ik kreeg van hen een stevige doos (waarin normaal de bloemen naar de veiling gaan) waar alles in leek te passen en die je de vanwege de handvaten makkelijk kunt dragen.

Administratie en ontvangst

De deelnemers heb ik gevraagd mij een mail te sturen als hun pakketje was verzonden. Daar werd door vrijwel iedereen gehoor aan gegeven. Dat zette ik achter hun naam in de lijst. Zo wist ik wat ik ongeveer kon verwachten en kon ik het afstrepen als het was gearriveerd.

Langzaam maar zeker begonnen in februari de eerste pakketjes binnen te druppelen. Het was steeds weer erg leuk om een pakje -of doosje open te maken en te zien wat er aan moois tevoorschijn komt. Echte pareltjes zijn het soms. Vaak vond ik in de pakjes ook nog, als bedankje, een extra verrassing zoals een lief briefje, een mooie kaart of een foto van ander werk van de afzender.

Alle communicatie over dit project (ondanks soms flinke taalbarrières) is via Zoom bijeenkomsten gegaan. De informatie over de maatvoering, treinen, locomotieven en de afwerking van de paneeltjes is op Facebook gezet. En bij het uitpakken bleek dat iedereen zich precies aan de regels heeft gehouden. Dat is bijzonder te noemen.

Want dat lijkt logisch, maar is het niet altijd..

De deelnemers kregen van mij meteen bericht als hun quiltje was aangekomen. Het is tenslotte spannend als je iets, waar je zo je best op hebt gedaan, de wijde wereld in stuurt in de hoop dat het op de plaats van bestemming wordt afgeleverd.

Als je oorspronkelijk uit Europa komt maar nu elders op de wereld verblijft kun je ook meedoen met Europa en Midden-Oosten. Dat betekende o.a. ook post uit Argentinië, de Verenigde staten en Saba.

Een wereld aan contacten!

Het kost wat..

Als een land van herkomst geen lid is van de EU moesten invoerrechten betaald worden. Daarover kreeg ik dan eerst een brief. Het pakketje kwam pas nadat ik betaald had. Dat betekende extra mailverkeer met de afzender om het geld terug te vragen én het aanmaken van een PayPal account. Meestal gaf dat geen problemen en was iedereen zo vriendelijk om meteen te betalen.

Omdat ik niet altijd thuis was als er een pakketje werd bezorgd, vond ik op een dag een briefje in de brievenbus dat de bezorger het pakketje in de blauwe (papier) container had achtergelaten. Wat een idee! Droog en schoon en niet mee teruggenomen naar een afhaalpunt. Ik heb daarna een briefje op de deur geplakt met het verzoek pakketjes in de blauwe container achter te laten die er inmiddels naast stond..

De container zat halfvol met oud papier met daaroverheen een vuilniszak om een eventueel pakketje niet te kunnen missen. Dat werkte heel goed. Vooral omdat er, buiten onze vaste PostNL bezorger, een aantal andere bezorgdiensten zijn geweest. Je moet alleen even opletten op die ene dag dat de container wordt geleegd… Briefjes weghalen en een keer extra controleren.

Op het moment dat ik dit schrijf zijn er nog 2 pakketjes onderweg. Die komen allebei uit Frankrijk dus die zijn vrij van invoerrechten. Rest dan alleen nog het opruimen van de verpakkingsmaterialen. Veel papier en karton wat nu nog even niet in de container kan en een zak vol plastic afval.

De bloemendoos vol quiltjes gaat mee naar Rijswijk zodat iedereen er van kan genieten. De expositie zal in elk geval ook in mei te zien zijn bij Nadelwelt in Karlsruhe en in juni bij BIAT in Frankrijk.

Tot ziens in Rijswijk,

Marjolein van der Eijk